Modulul tematic 46

Participarea la programele

internaţionale de cercetare

Cum să penetrăm sistemul ?

Prof. Dr. Ing. Paul Cristea

Universitatea “Politehnica” din Bucureşti

Prezentarea aplicaţiilor pentru participarea la programele internaţionale de cercetare şi pentru obţinerea unor burse de studiu/cercetare

Introducere

În ultimii ani, prin iniţiativa unor instituţii, organisme şi organizaţii internaţionale, printre care un rol de seamă îl joacă Comisia Uniunii Eurpene, s-au iniţiat o serie de programe de cooperare în domeniul cercetării ştiinţifice şi tehnologice, programe la care şi cercetătorii din România pot să participe cu propuneri de proiecte, sau de subproiecte -- în cadrul unor proiecte în curs de desfăşurare. De asemenea, se oferă pe plan internaţional numeroase burse, atât pentru tineri -- studenţi sau proaspeţi absolvenţi, cât şi pentru profesori sau cercetători formaţi -- care au posibilitatea să efectueze stagii de cercetare sau de studiu în universităţi şi institute de cercetare de prestigiu din ţările avansate. Participarea la astfel de programe poate constitui un sprijin important pentru comunitatea academică din ţara noastră, care are încă de eliminat efectele negative ale lungii perioade de tăiere a contactelor cu comunitatea academică internaţională, înainte de decembrie 1989. Re-integrarea în lumea ştiinţifică contemporană este sensibil îngreunată de dificultăţile economice ale perioadei de tranziţie. Numeroase colective de cercetare din ţara noastră constată cu amărăciune că mijloacele de finanţare interne nu acoperă în întregime necesarul minimal, atât pentru activităţile curente, cât mai ales pentru dezvoltarea de perspectivă. Se pune, de aceea, cu deosebită acuitate problema modalităţilor de participare activă la cooperarea internaţională în domeniile cercetării ştiinţifice şi al formării cadrelor de specialitate, cu o înaltă pregătire profesională, a modalităţilor de a atrage finanţări externe, în paralel cu cele din resurse interne.

Cei care au participat cu propuneri de proiecte în cadrul unor asemenea programe internaţionale, sau care au urmărit efortul colegilor lor de a penetra în activitatea de cooperare internaţională, au putut să constate înaltul nivel de competiţie pe care îl implică asemenea iniţiative. Procentul de acceptare al propunerilor de proiecte venind din partea cercetătorilor, profesorilor şi studenţilor din România este încă prea coborât, sub procentul de acceptare a propunerilor din alte ţări din Estul şi, în special, din Centrul Europei. Este suficient să menţionăm că din totalul de 246 de propuneri de proiecte europene comune structurale -- vizând acţiuni în sensul restructurării învăţământului românesc -- prezentate în 1994 în cadrul TEMPUS II, numai 24 de proiecte au fost acceptate pentru finanţare, după analiza în ţară şi la Bruxelles. Aceasta justifică preocuparea pentru clarificarea anumitor aspecte legate de modalităţile standard de prezentare a propunerilor de proiecte şi a solicitărilor de burse, astfel încât să fie în concordanţă cu standardele aplicate în prezent pe plan european şi internaţional.

În cele ce urmează, vom încerca să prezentăm câteva aspecte legate de alcătuirea ofertelor într-un mod competitiv, astfel încât poată participa cu şanse reale la selecţie.

.

Selectarea programului

Aşa cum s-a amintit mai sus, există o serie întreagă de programe de cooperare internaţională care sunt deschise -- în principiu -- şi participării cercetătorilor şi universitarilor din ţările Europei Centrale şi de Est, inclusiv din România. Printre acestea, un rol important îl au programele iniţiate de Comisia Uniunii Europene.

Bine cunoscut este programul TEMPUS, care se adresează în primul rând cadrelor didactice şi studenţilor din învăţământul superior, dar -- începând cu TEMPUS II -- şi cercetătorilor implicaţi în colaborarea cu universităţile. Numeroase programe de cercetare se adresează prioritar cercetătorilor din unităţile specializate. Dintre acestea trebuie menţionate aici programele COPERNICUS, PECO, COST, EUREKA şi altele, a căror prezentare detaliată face obiectul unei alte secţiuni a acestui material şi care sunt gestionate pe plan naţional de Oficiul pentru Integrare Europeană în Programele de Cercetare-Dezvoltare al Ministerului Cercetării şi Tehnologiei. La acestea se adaugă programele oferite de diferite ţări cu care România are convenţii bilaterale de cooperare cultural-ştiinţifică. Un loc deosebit între acestea îl ocupă programul Fulbright, care iniţial se adresa persoanelor având titlul de doctor -- cărora li se oferea posibilitatea efectuării unor stagii de cercetare postdoctorală, dar care în prezent se adresează şi tinerilor absolvenţi -- cărora li se oferă posibilitatea să-şi facă master-atul, precum şi studenţilor -- care pot să-şi completeze studiile în Statele Unite. De asemenea, trebuie menţionate programele de cercetare iniţiate de NATO. De subliniat faptul că documentaţia care descrie fiecare din aceste programe defineşte, de la bun început, cu claritate obiectivele specifice, precum şi condiţiile specifice de eligibilitate -- criteriile care îndreptăţesc persoanele sau instituţiile la a solicita sprijin financiar în cadrul programului respectiv. De asemenea, fiecare program are o formularisitică proprie pentru ofertă, adesea schimbată în fiecare an, care trebuie solicitată de la oficiile din România abilitate a gestiona pe plan naţional activităţile legate de programul respectiv. Fiecare program defineşte limitele maxime ale duratei proiectelor propuse, precum şi limitele superioare ale bugetelor admisibile. Aceste criterii trebuie luate în considerare cu toată atenţia la alcătuirea propunerilor de proiect şi respectate întocmai. De asemenea, trebuie menţionat că majoritatea programelor de cercetare deschise pentru România admit în primul rînd participarea cercetătorilor şi a instituţiilor de cercetare din România la proiecte existente, în curs de derulare. În puţine cazuri există şanse reale de acceptare a unor proiecte noi, iniţiate de partea română. În cazul curent, când se pune problema includerii într-un proiect existent, trebuie evident început printr-un studiu atent al proiectului respectiv, nu numai la nivelul obiectivelor acestuia, ci şi al activităţilor care s-au desfăşurat până la data înaintării propunerii complementare, al lucrărilor recente publicate de membrii consorţiului în literatura de specialitate, astfel încât să se asigure o coerenţă a noii propuneri cu scopurile, realizările şi acţiunile în curs ale proiectului. O condiţie evidentă este ca propunerea să adauge o nouă dimensiune a activităţii în curs de desfăşurare, astfel încât să existe un interes real din partea celor deja angrenaţi în realizarea proiectului de a lărgi consorţiul prin includerea noilor ofertanţi.

Din motive de spaţiu, acest material nu îşi propune să analizeze fiecare tip de program în parte şi să se prezinte aspectele specifice sau particulare. Cu atât mai mult, nu este scopul acestui material trecerea în revistă a multitudinii de proiecte în curs de desfăşurare în cadrul fiecărui program, la care s-ar putea ataşa cercetători din România*.

Întrebarea la care vom căuta să răspundem este cea genearală şi anume:

Care sunt modalităţile concrete, aplicabile în majoritatea cazurilor, de a creşte competitivitatea propunerilor româneşti, astfel încât să aibă şanse reale de penetrare în sistemul cooperării internaţionale?

Recomandările prezentate în continuare sunt extrase din materiale similare elaborate de instituţiile specializate din străinătate, completate cu cele constatate din propria experienţă, cât şi din experienţa altor cadre de cercetare care au trecut prin acest tip de competiţie. Majoritatea acestor recomandări se adresează metodologiei de alcătuire a propunerilor de proiecte sau de sub-proiecte complementare.

Desigur, nici o astfel de recomandare sau set de recomandări nu poate -- şi nici nu încearcă -- să înlocuiască valoarea ştiinţifică/tehnică intrinsecă a unei propuneri de proiect, valoarea profesională a colectivului de cercetare care face propunerea, recunoaşterea pe plan internaţional a acestui colectiv -- obţinută prin ani de muncă şi prin publicarea sistematică a rezultatelor în reviste ştiinţifice de largă circulaţie, ci îşi propune numai să contribuie la punerea în valoare a acestor calităţi, care reprezintă condiţiile necesare iniţiale. Evident, condiţia cea mai importantă este calitatea ştiinţifică şi tehnică a proiectului, care nu poate fi substituită nici chiar de competenţa şi recunoaşterea internaţională a colectivului care face propunerea. Cu atât mai mult, nici un aspect formal nu poate substitui această condiţie fundamentală.

Pe de altă parte, însă, că această condiţie nu este şi nu poate fi suficientă. Evaluarea oricărei propuneri de proiect se face nu numai din punctele de vedere ale conţinutului ştiinţific/tehnic şi credibilităţii ofertanţilor, ci şi dintr-o serie de alte puncte de vedere:

• încadrarea obiectivelor propunerii în obiectivele şi priorităţile programului;

• structurarea proiectului;

• claritatea activităţilor propuse şi relevanţa acestora pentru obiectivele enunţate;

• rezultatele observabile şi măsurabile care se au în vedere, modul în care obţinerea acestor rezultate ar conduce la realizarea obiectivelor;

• publicul ţintă -- beneficiarii potenţiali pentru fiecare acţiune;

• planificarea resurselor umane şi materiale (echipamente şi consumabile), punerea în valoare a resurselor existente;

• corelarea desfaşurării în timp a activităţilor;

• rolul şi implicarea tuturor partenerilor din consorţiul propus în conducerea, realizarea şi evaluarea activităţilor;

• alte aspecte administrative şi de management şi, nu în ultimul rând, aspectele financiare.

Deoarece toate programele internaţionale amintite mai sus, precum şi oricare alte programe similare, dispun de resurse financiare limitate şi bine precizate pentru realizarea obiectivelor şi priorităţilor care le definesc, analizarea propunerilor de proiecte de cercetare/dezvoltare şi chiar a cererilor de burse pentru stagii de studiu/cercetare se face după criterii de eficienţă şi fezabilitate, pe care cercetătorul român este adesea tentat să le asocieze cu iniţiativele în domeniul business-ului, al intreprinderilor sau companilor comerciale.

Insuccesul unei propuneri valoroase sub aspectul conţinutului pur profesional, chiar iniţiată de un colectiv de valoare recunoscută, poate rezulta din nerespectarea anumite cerinţe, a anumitor reguli ale jocului, ceea ce împiedică punerea în valoare a calităţilor menţionate.

Valoarea intrinsecă a unei propuneri poate fi adesea mascată de stângăciile de redactare ale proiectului sau ale aplicaţiei pentru un stagiu de studiu/cercetare.

Pe de altă parte, trebuie subliniat faptul că propunerile trebuie să se înscrie în mod real în cadrul programelor cărora li se adresează. Solicitanţii trebuie să satisfacă condiţiile de eligibilitate impuse, iar conţinutul trebuie să corespundă domeniilor de interes şi obiectivelor majore definite de programele respective.

În afara programelor menţionate mai sus, care au obiective strategice bine delimitate, există o serie întreagă de programe bilaterale de cooperare stiinţifică şi tehnică între România şi ţări din lumea întreagă, pentru care criteriul de eligibilitate îl constituie interesul comun pentru tematica propusă.

Fiecare program pune la dispoziţia celor interesaţi un set de materiale care cuprind:

• Descrierea programului, cu definirea obiectivelor şi priorităţilor acestuia;

• Formularele pentru aplicaţii;

• Instrucţiunile de alcătuire a aplicaţiilor, cu precizarea documentelor de suport solicitate şi a termenelor limită de depunere a aplicaţiilor.

Se recomandă citirea atentă a descrierii programului şi a instrucţiunilor de alcătuire a aplicaţiilor, înainte de a lua decizia prezentării unei aplicaţii şi, evident, înainte de a începe redactarea propunerii şi/sau completarea formularelor.

O atenţie deosebită trebuie acordată obiectivelor şi priorităţilor programului. Proiecte de foarte bună calitate profesională, dar care nu se încadrează în obiectivele şi/sau priorităţile programului, nu au de regulă şanse de succes. "Tragerea" formală a propunerii de proiect în cadrul unui anumit program, prin formularea obiectivelor proiectului astfel încât să semene cu cele ale programului, fără însă ca acţiunile propuse să fie în acelaşi sens, duc de regulă la insucces încă din faza preselecţiei. O astfel de abordare reprezintă nu numai o notă proastă, care duce la eşec, dar reprezintă şi cheltuială inutilă de timp şi de energie -- şi, bineînţeles, de bani -- din partea celor care alcătuiesc proiectul. Cei care evaluează propunerile sunt oameni de specialitate şi analizează cu atenţie modul în care acţiunile propuse în cadrul proiectului conduc la realizarea obiectivelor propuse. În asemenea ocazii, este preferabil să se renunţe la a prezenta o propunere în cadrul unui program care nu se potriveşte activităţilor reale şi să se caute acele programe care realmente sunt adecvate domeniului de activitate.

Odată luată decizia de a participa în cadrul unui program sau, eventual, de a deveni partener într-un proiect în curs de derulare, trebuie contactaţi potenţialii parteneri, selectaţi atât pe baza relevanţei pentru subiectul care se doreşte a fi studiat/cercetat, cât şi pe baza contactelor de colaborare anterioare. Dacă este vorba de o nouă propunere de proiect, trebuie elaborată o primă variantă a descrierii acesteia, conţinând principalele elemente -- prezentate în continuare. Aceasta trebuie expediată viitorilor parteneri, împreună cu o succintă descriere a programului la care se doreşte să se participe -- cu precizările care să permită obţinerea întregului material de prezentare a programului, direct de la iniţiatorii acestuia. Contactele cu viitorii parteneri, prin corespondenţă, fax sau telefon -- în funcţie de timpul şi mijloacele la dispoziţie, pot constitui un spijin important pentru clarificarea conţinutului propunerii, a contribuţiilor posibile la realizarea temei propuse şi a detaliilor organizatorice. Confirmarea interesului de a colabora la viitorul proiect este o precondiţie pentru includerea unui potenţial partener în consorţiul care va propune un proiect.

În cazul încercării de participare la un proiect în curs, se recomandă studierea prealabilă -- din literatura de specialitate -- a rezultatelor publicate de membrii consorţiului. În varianta iniţială a descrierii sub-proiectului, trimisă coordonatorului proiectului vizat, se va face referire la aceste rezultate şi se va preciza care este contribuţia pe care intenţionati să o aduceţi.

După primirea confirmărilor şi prelucrarea sugestilor şi completărilor de la parteneri, se poate trece la redactarea detaliată a propunerii de proiect, sau de subproiect.

Structura standard a unei propuneri de proiect

Orice propunere de proiect, chiar complementară unui proiect existent -- în curs de desfăşurare, trebuie să conţină anumite elemente care îi definesc conţinutul şi detaliile de organizare.

Reamintim că a devenit o uzanţă în ultimii ani ca fiecare proiect de cercetare sau sub-proiect să fie analizat aproape la fel ca iniţierea a unei noi companii, chiar dacă obiectul de activitate şi căile de realizare a scopurilor sunt foarte diferite. Cunoştinţele de management s-au difuzat în mare măsură în comunitatea ştiinţifică internaţională, dar în şi mai mare măsură în comunitatea factorilor responsabili de gestionarea proiectelor internaţionale, care urmăresc cu atenţie acest gen de aspecte. Ca urmare, structura de bază a unui proiect trebuie să răspundă criteriilor praxiologice standard, de definire a unei activităţi bine organizate şi bine făcute.

Principalele elemente ale unei propuneri de proiect apar ca secţiuni sau rubrici distincte ale formularelor de completat. De regulă, pentru descrierea conţinutului proiectului se dau numai indicaţii generale, lasând mai multă iniţiativă solicitantului în prezentarea chestiunilor specifice propunerii respective, pe când pentru aspectele administrative se cere completarea unor rubrici în formulare tip chestionar.

Ordinea în care apar diferitele elemente poate fi diferită şi -- în funcţie de specificul proiectului -- unele elemente pot fi omise sau adaptate, însă stuctura standard a unei propuneri cuprinde:

•  Datele de bază ale propunerii (proiect sau cerere de bursă de studiu/cercetare)

• Titlul propunerii, eventual acronimul;

• Scopul/Obiectivul principal;

• Informaţii asupra solicitantului şi a instituţiei la care este afiliat;

• Instituţiile partenere (consorţiul) care vor participa la realizarea proiectului sau eventuala instituţie gazdă pentru stagiul de studiu/cercetare;

• Instituţiile beneficiare ale proiectului (dacă este cazul);

• Durata şi costul total al proiectului;

• Documentele de suport ale propunerii

• Declaraţia-angajament a instituţiei la care este afiliat solicitantul, semnată de reprezentantul autorizat legal al acesteia şi, eventual, ştampilată;

• Scrisorile de susţinere din partea partenerilor şi a eventualilor beneficiari potenţiali;

• Curriculum Vitae şi lista de lucrări relevante ale solicitantului (sau ale principalilor cercetători);

• Descrierea proiectului

• Preliminariile proiectului

• Situaţia actuală în domeniul în care se înscrie tema proiectului;

• Obiectivele şi priorităţile programului care sunt vizate de propunerea de proiect;

• Cooperări şi contacte anterioare între membrii consorţiului care îşi propune să realizeze proiectul;

• Obiectivele proiectului

• Corelarea cu strategia instituţională, naţională şi cu priorităţile programului;

• Contribuţia ştiinţifică şi tehnică prevăzută;

• Activităţile din cadrul proiectului

• Descrierea detaliată a fiecărei activităţi;

• Rolul şi contribuţia fiecărui partener;

• Rezultatele observabile şi măsurabile ale fiecărei activităţi, contribuţia la realizarea obiectivelor propuse;

• Necesarul de resurse umane, materiale (echipament şi consumabile) şi deplasări, pentru fiecare activitate;

• Tabelul de costuri pentru fiecare activitate (personal, echipament, consumabile, deplasări, alte costuri, costuri generale, finanţare solicitată, alte resurse);

• Planificarea în timp

• Tabelul de desfăşurare în timp al activităţilor;

• Diagrama de faze şi activităţi, cu specificarea momentelor cheie, de raportare şi de decizie a continuării proiectului;

• Impactul şi perspectivele

• Nivelul impactului, rezultatele estimate;

• Diseminarea rezultatelor, modalităţi de valorificare;

• Perspective de continuare a colaborării după terminarea proiectului;

• Managementul proiectului

• Structura de conducere/coordonare;

• Rolul partenerilor;

• Infrastructura şi suportul logistic;

• Monitorizarea şi evaluarea proiectului

• Legătura cu alte proiecte şi programe naţionale şi internaţionale

• Bugetul general al proiectului

• Tabelul centralizator al costurilor pe faze şi ani de finanţare

• Resurse financiare

• Rezumatul propunerii

Datele de bază ale propunerii

De obicei, formularele pentru aplicaţii prevăd o primă pagină cu rubrici în care se trec principalele informaţii asupra propunerii. Toate informaţiile din această secţiune sunt reluate detaliat în continuarea formularului, scopul fiind uşurarea prelucrării administrative a propunerii. Această pagină, împreună cu rezumatul propunerii, au cele mai mari şanse de a fi citite şi de funcţionarii cu responsabilităţi şi putere de decizie mai înalte în cadrul gestionării programului. Ca urmare, se recomandă respectarea întocmai a normelor de prezentare, valabile de fapt pentru întregul formular:

• Răspunsuri complete şi atente la toate rubricile,

• Toate rubricele au, de obicei, instrucţiuni proprii care trebuie citite în avans cu atenţie şi respectate întocmai,

• Completarea numai în limba cerută (de obicei, engleză),

• Absoluta curăţenie, cu evitarea oricăror ştersături,

• Dactilografierea cu negru (nu se acceptă cu albastru), în concordanţă cu instrucţiunile referitoare la modul de completare (de obicei, scriere la un rând, 10 caractere per inch, 6 linii per inch, 1 inch = 2,54 cm),

• Scrierea exclusiv în spaţiile (casetele) prevăzute, evitând depăşirea marginilor acestora,

• Se va utiliza (tot) spaţiul la dispoziţie (cu excepţia cazurilor când în instrucţiuni se specifică posibilitatea ataşării unor pagini suplimentare),

• Nu se va scrie în spaţiile rezervate pentru uzul oficialilor care primesc, clasifică şi prelucrează ofertele,

• Formularele nu se îndoaie şi nu se capsează.

• Titlul proiectului trebuie să fie concis (de obicei, maxim 50 de caractere) şi să exprime clar şi concret subiectul propus. Se vor evita formulări de tipul "Contribuţii la...", "Noi dezvoltări ale ...", "O tratare modernă a ... ", căutându-se să se exprime direct în ce constau contribuţiile, noile dezvoltări, sau modernismul tratării. În cazul în care aplicaţia se referă la un proiect de mai mare anvergură, este recomandabil ca în afară de titlu să se atribuie proiectului un acronim, care uşurează referirea ulterioară la proiect. Acronimul trebuie să fie constituit după regulile cunoscute (iniţiale sau grupuri de litere din cuvintele ce alcătuiesc titlul), dar este preferabil să aibă o semnificaţie prin el însuşi, legată de conţinutul proiectului. Trebuie avut grijă ca cuvântul reprezentat de acronim să nu aibă conotaţii negative în nici una din limbile de largă circulaţie.

• Scopul/Obiectivul principal exprimă succint (de exemplu, 100 de caractere) problema centrală (dacă este cazul, teoretică sau conceptuală) care motivează aplicaţia. Obiectivele prezentate în descrierea proiectului trebuie să rezulte direct din problema centrală, prezentată la începutul aplicaţiei. Nu se includ chestiuni laterale, care nu pot fi legate printr-un raţionament simplu cu această problemă centrală. Problema centrală trebuie expusă într-un limbaj accesibil unor persoane inteligente din afara strictei specialităţii. Asiguraţi-vă că răspundeţi la întrebarea: "Dece ar trebui cineva să se preocupe de chestiunea aceasta şi, cu atât mai mult, să vrea să finanţeze pe cineva ca să se ocupe de ea?".

• Toate celelalte informaţii solicitate se furnizează clar şi complet. Denumirile instituţiilor şi organizaţiilor se dau (şi) în varianta neprescurtată -- cu rarele excepţii ale unor instituţii sau organizaţii de largă notorietate, gen CERN sau NATO. Adresele trebuie să fie complete (de exmplu, să includă codul poştal) şi să poată fi utilizate direct pentru eventuale trimiteri poştale. Numerele de fax şi de telefon trebuie, de asemenea, să fie complete (de exemplu, să includă codul de ţară şi de oraş), recente şi verificate.

• Durata şi costul total al proiectului trebuie să fie realiste -- efortul solicitat fiind în concordanţă cu importanţa şi amploarea obiectivelor şi a acţiunilor prevăzute în propunere şi, în special, trebuie să se înscrie în limitele precizate în descrierea programului.

Documentele de suport

Documentele suport ale propunerii se anexează acesteia şi se introduc într-un acelaşi plic, fiind depuse sau trimise simultan cu restul materialului.

• Declaraţia-angajament a instituţiei la care este afiliat solicitantul constă, de obicei, dintr-un formular special, cu un text prestabilit, care urmează numai să fie semnat de reprezentantul autorizat legal al instituţiei şi, eventual, ştampilat. Această declaraţie are valoare de pre-contract şi angajează instituţia, fiind acceptat numai în original.

• Scrisorile de susţinere din partea partenerilor şi a eventualilor beneficiari potenţiali au, de asemenea, valoare de pre-contract şi angajează instituţiile respective, dar -- pentru a evita dificultăţile legate de trimiterile poştale -- se acceptă, de regulă, şi sub formă de fax. Scrisorile de suport, sau de intenţie, nu trebuie să fie formale. Din ele trebuie să rezulte că emitentul cunoaşte conţinutul propunerii, sarcinile şi responsabilităţile care îi revin în viitorul proiect, că este interesat în realizarea obiectivelor proiectului şi dornic de a lua parte la activităţile acestuia, inclusiv la acţiunile de valorificare şi diseminare a rezultatelor. De asemenea, în scrisoare trebuie precizată persoana de contact, desemnată de instituţia respectivă pentru a o reprezenta în toate aspectele legate de viitorul proiect. Scrisoarea de susţinere trebuie să fie semnată atât de persoana de contact, care îşi ia resposabilitatea activităţilor de zi cu zi din cadrul proiectului, cât şi de conducătorul sau de persoana autorizată legal să reprezinte instituţia. Pentru a obţine scrisori de susţinere adecvate, sunt necesare contacte şi schimburi de păreri prealabile între viitorii parteneri, ceea ce implică un anumit efort suplimentar din partea solicitantului.

În cazul unor aplicaţii pentru burse de studiu/cercetare, principala scrisoare de suport este o scrisoare de acceptare din partea potenţialei instituţii gazdă, din care rezultă că îndrumătorul ştiinţific avut în vedere de solicitant îşi exprimă acordul cu tematica propusă, cu planul de lucru şi precizează că este în măsură să îi asigure condiţiile de lucru în laboratorul sau laboratoarele instituţiei gazdă. La aceasta se adaugă scrisorile de referinţă care se recomandă să aibă lungimea de cel puţin o pagină. Din ele trebuie să rezulte buna cunoaştere de către referent atât a activităţii dumneavoastră anterioare, cât şi a celor pe care vă propuneţi să le realizaţi în cadrul stagiului solicitat. Trebuie să se facă referiri nu numai la calităţile profesionale, ci şi la capacitatea de integrare într-un colectiv de lucru, receptivitate, motivaţie, spirit de iniţiativă. Aceste scrisori au un caracter confidenţial şi trebuie incluse în plicuri închise separate.

• Curriculum Vitae al solicitantului, sau al fiecăruia din principalii cercetători, trebuie să permită aprecierea gradului în care pregătirea şi experienţa solicitanţilor este adecvată realizării proiectului propus, atât sub aspectul ştiinţific, cât şi managerial. Este esenţial ca propunerea de proiect sau sub-proiect să conţină o prezentare detaliată şi credibilă a consorţiului sau a colectivului de cercetare, care să arate cu claritate activitatea şi realizările acestora în domeniul pe care este axat proiectul. Se va pune accentul pe realizările de dată recentă, pe sursele de inspiraţie şi motivaţia ştiinţifică a cercetătorilor care sunt incluşi în proiect. De obicei, pentru propunerile de proiecte de cercetare se cere numai nominalizarea principalilor cercetători -- conducătorii echipelor de cercetare ("principal investigators") -- restul colaboratorilor fiind specificaţi numai numeric. CV-urile şi listele de lucrări sunt cerute explicit numai pentru principalii cercetători ai fiecărei instituţii partenere în proiect, din ţară sau din străinătate. Se recomandă, însă, dacă este posibil la data completării propunerii, să se nominalizeze întreaga echipă de cercetare şi să se prezinte o listă de lucrări relevante în domeniu pentru întregul colectiv. Evident, dacă se solicită acceptarea în cadrul unui proiect în curs de derulare, sunt necesare numai datele despre solicitanţi.

Curriculum Vitae conţine următoarele elemente de bază, care se adaptează pentru a fi relevante în contextul dat: prenumele şi numele, data şi locul naşterii, naţionalitatea, starea civilă, profesia de bază, funcţiile prezente, funcţiile anterioare, adresa la serviciu şi acasă, pregătirea profesională, activitatea profesională, activitatea ştiinţifică şi de cercetare, experienţa managerială -- eventual în conducerea sau participarea la alte proiecte similare, eventualele distincţii ştiinţifice şi profesionale, afilieri la asociaţii/organizaţii ştiinţifice şi profesionale, principalele domenii de competenţă, alte date semnificative. Dacă prezintă interes, se pot include informaţii privitoare la preocupările extra-profesionale, pasiuni, hobby-uri etc. In listarea activităţilor şi funcţilor, se adoptă -- de regulă -- ordinea inversă în timp, de la data curentă înapoi. În scrierea CV-ului evitaţi stilul colocvial sau prea personal. Scrieţi la persoana întâi singular, cu excepţia cazului când scrieţi ca membru al unui grup, pentru a nu pune o distanţă artificială faţă de cititor. Puneţi accentul nu pe biografia personală, ci pe biografia profesională şi intelectuală ("Am întâlnit prima oară această idee/problemă la un curs la universitatea ...").

La CV se ataşează o listă a celor mai semnificative şi recente lucrări publicate de solicitant în domeniul respectiv.

Descrierea proiectului

Elementele standard pe care le cuprinde o descriere de proiect sunt listate la paragraful 4, însă ele trebuie -- bineînţeles -- adaptate specificului aplicaţiei.

In cele ce urmează, se prezintă câteva recomandări generale, urmate de unele chestiuni specifice diferitelor elemente ale descrierii.

Descrierea proiectului este partea de bază a acestuia care îi defineşte conţinutul, astfel încât trebuie să fie detaliată şi concretă. Preocupaţi-vă de claritate si conciziune. Evitaţi frazele vagi, care prezintă generalităţi. Pentru fiecare fază, întrebaţi-vă care cuvinte nu sunt esenţiale pentru ideea pe care o urmăriţi şi eliminaţi-le. Proza înflorită, cultivată adesea în literatura ştiinţifică Est-Europeană, nu este agreată în propunerile de proiecte de cercetare. Stilul trebuie să fie direct şi ne-ornamentat. Respectaţi limitele de lungime sugerate în formulare. Dacă se specifică "maximum 8 pagini", scrieţi 8 pagini -- nici mai mult, dar nici sensibil mai puţin.

In prezentarea obiectivelor proiectului, accentuaţi o problemă conceptuală sau teoretică şi plasaţi-o la începutul aplicaţiei, în pagina prezentând datele de bază asupra proiectului. Toate obiectivele prezentate în continuare trebuie să fie legate de această problemă centrală şi subordonate ei. Nu includeţi forţat chestiuni care nu derivă firesc din această problemă centrală.

In susţinerea oportunităţii proiectului, explicaţi importanţa problemei centrale într-un limbaj accesibil unor persoane inteligente din afara strictei specialităţi. Stabiliţi contextul problemei prin referirea la literatura care o tratează. Explicaţi clar cum abordarea dumneavoastră seamănă sau diferă faţă de abordările curente (din literatura ştiinţifico-tehnică sau din practică). Subliniaţi originalitatea propunerii dumneavoastră în raport cu literatura citată. Nu se poate scrie pur şi simplu că se propune "ceva care nu s-a mai făcut", însă trebuie arătat de ce abordarea propusă este înnoitoare. Mai mult decât orice, evitaţi construcţii de forma "O nouă contribuţie la ...".

Normele de cercetare est-europene, inclusiv româneşti, tind să pună accentul pe adâncimea şi completitudinea studiului. Normele americane şi vest-europene preferă originalitatea, în dauna profunzimii. Legat de aceasta, citaţiile bibliografice trebuie să fie de dată recentă. Dacă sursa de inspiraţie este ceva publicat în 1945 sau 1965 (sau chiar în 1985), propunerea are puţine şanse de succes.

Fiţi precis şi la obiect. Enumeraţi chestiunile/demonstraţiile pe care vă propuneţi să le dezvoltaţi pentru a clarifica problema prezentată şi indicaţi cum o vor clarifica. Descrieţi în detaliu metoda de cercetare pe care doriţi să o aplicaţi, sursele pe care plănuiţi să le consultaţi, tehnicile pe care le veţi aplica, întrebările pe care intenţionaţi să le puneţi, cărţile pe care le veţi citi, oamenii de ştiinţă sau profesorii a căror lucrări sunt importante pentru realizarea intenţiilor dumneavoastră. Bineînţeles, nu întotdeauna dispuneţi de toate aceste informaţii în momentul completării propunerii, majoritatea rezultând pe parcursul desfăşurării proiectului. Includeţi, însă, cât mai multe astfel de informaţii pe care este posibil să le anticipaţi. Pre-existenţa unor rezultate parţiale sau a unor idei noi în domeniul temei de cercetare propuse reprezintă puncte pozitive în evaluarea propunerii şi contribuie la formarea convingerii că cel/cei care o prezintă ştiu ce vor şi au şanse reale de a ajunge la rezultate tangibile.

Explicaţi dece proiectul propus poate şi trebuie făcut în cadrul programului respectiv -- prin referirea la obiectivele şi priorităţile acestuia -- şi dece cu partenerii propuşi sau la instituţia gazdă avută în vedere. Nu este suficientă exprimarea dorinţei dumneavoastră de a fi finanţat şi de a lucra sau merge la partenerii pe care îi cunoaşteţi. Prezentaţi contactele profesionale anterioare cu partenerii propuşi, eventualele colaborări anterioare cu aceştia în domeniul tematicei proiectului propus, sau publicaţiile lor din literatura de specialitate pe care le cunoaşteţi şi care v-au inspirat. Credibilitatea propunerii de proiect este susţinută hotărâtor de realizările anterioare ale solicitanţilor -- articole publicate sau în curs de publicare în reviste internaţionale de specialitate, participări la reuniuni ştiinţifice, brevete şi altele.

Esenţa proiectului este reprezentată de activităţile pe care le prevede. Trebuie urmărită cu deosebită atenţie reflectarea în activităţi adecvate a fiecărui obiectiv propus. În mod special, trebuie evitată o expunere de obiective largi şi generoase, care se consideră că sunt atrăgătoare şi cresc şansele de acceptare ale proiectului -- mai ales dacă sunt preluate din obiectivele strategice ale programului -- urmată de o înşiruire de activităţi orientate de fapt în alte direcţii şi care nu acoperă integral obiectivele propuse.

Fiecare activitate propusă, trebuie să fie descrisă în mod independent. În prezentarea detaliată a conţinutului propriuzis al activităţilor -- ce şi cum se va face -- se va preciza rolul şi contribuţia fiecărui partener, precum şi rezultatele observabile şi măsurabile ale activităţilor respective, care reprezintă de fapt ieşirile proiectului, în raport cu care se poate evalua concret realizarea sa. Pentru fiecare activitate, se estimează necesarul de resurse, pe baza căruia se stabilesc costurile (personal, echipament, consumabile, deplasări, alte costuri, costuri generale). Totodată, se evidenţiază existentul de resurse, posibilităţile de finanţare din fonduri interne şi finanţarea solicitată din cadrul programului.

Un alt punct important al proiectului este planificarea în timp. Proiectul trebuie să includă o etapizare detaliată, prezentată atât sub forma unui tabel centralizator al activităţilor -- care precizează conţinutul, participanţii, intervalul şi locul de desfăşurare a acestora, cât şi sub forma unei diagrame de faze şi activităţi, cu specificarea momentelor cheie, de raportare şi de evaluare a proiectului -- care permite urmărirea înlănţuirii diferitelor activităţi şi a necesarului de resurse în fiecare moment. Programarea în timp trebuie să pună în evidenţă momentele cheie (aşa numitele milestones), la care se realizează anumite ieşiri ale proiectului, se încheie anumite faze ale proiectului şi totodată sunt posibile verificări directe ale eficienţei realizării acestuia.

În figura de mai jos este prezentat un exemplu simplu de diagramă de planificare a fazelor, fără detalierea fiecărei acţiuni. Momentele în timp sunt precizate în raport cu data începerii proiectului.

Fazele proiectului	Lunile
	3	6	9	12	15	18	21	24
Faza A
Faza B
Faza C
Faza D
Evaluare				(a)
Raport intermediar				(b)
Raport final								(c)

Faza A 0 – 6	Titlul fazei A	Responsabilul fazei A	Suprafeţele haşurate - Duratele fazelor
Faza B 3 - 18	Titlul fazei B	Responsabilul fazei B	(a) Şedinţa Comisiei de Evaluare
Faza C 12 – 24	Titlul fazei C	Responsabilul fazei C	(b) Prezentarea Raportului Intermediar (anual)
Faza D 19 - 24	Titlul fazei D	Responsabilul fazei D	(c) Prezentarea Raportului Final.

În cazul când este vorba de proiecte de organizare a unor structuri / unităţi / departamente dedicate unei anumite activităţi, este indicat ca proiectul să prezinte şi variante de realizare, scenarii din care să rezulte modul în care a fost aleasă soluţia propusă. Alături de scenariile de succes -- dintre care s-a ales varianta propusă în proiect, ca variantă optimă în raport cu un anumit criteriu de evaluare -- se prezintă şi scenarii care ar duce la dificultăţi. Aceasta permite o mai bună înţelegere a soluţiei propuse şi răspunde la întrebarea "De ce aşa?"

O altă secţiune a descrierii proiectului prezintă impactul şi perspectivele acestuia. Sunt analizate în primul rând efectele realizării acţiunilor prevăzute în proiect, modul în care acestea se înscriu în realizarea strategiei instituţiilor participante, a strategiei naţionale referitoare la domeniul respectiv şi, eventual, a strategiei organizaţiei internaţionale care finanţează proiectul. modalităţile de valorificare de diseminare a rezultatelor. Dacă proiectul este de cercetare fundamentală, teoretică sau experimentală, iar scopul său este numai acumularea de cunoştinţe, trebuie să se descrie care vor fi contribuţiile probabile ale îndeplinirii proiectului la volumul de cunoştinţe ştiinţifice şi tehnice din domeniul respectiv. Vor trebui să se includă obligatoriu modalităţile de diseminare a rezultatelor, de comunicare a lor în cadrul colectivităţii internaţionale a cercetătorilor preocupaţi de domeniul respectiv. Este o notă bună pentru un proiect, includerea, în special în etapele dinspre sfârşitul desfăşurării activităţii, a unor acţiuni concrete de punere în valoare a rezultatelor cercetării. Acestea este bine să includă nu numai publicarea în reviste de specialitate, dar şi organizarea unor simpozioane, conferinţe, publicaţii proprii sub formă de broşuri care să fie diseminate celor celor interesaţi, organizarea de discuţii, pregătirea etapei de dezvoltare pe baza rezultatelor etapei de cercetare. În cazul unui proiect de cercetare-dezvoltare, acţiunile de valorificare a rezultatelor pot include: publicarea rezultatelor în reviste de specialitate, prezentarea la conferinţe şi simpozioane, eventual, organizarea unor astfel de manifestări, elaborarea de rapoarte ştiinţifice-tehnice difuzate în cadrul unei reţele de profil, elaborarea de patente comune, proiectarea şi realizarea de modele demonstrative şi de prototipuri, elaborarea unor noi tehnologii, transferul către sectoarele productive.

Această secţiune trebuie să prezinte şi posibilităţile ca reţeaua de colaborare internaţională stabilită sau dezvoltată în cursul desfăşurării proiectului să-şi continue activitatea, sau numai anumite componente ale acesteia, şi după terminarea finanţării. Capacitatea proiectului de a genera o structură de cooperare având şansa de a se menţine după încheierea proiectului, poate constitui un puternic element în favoarea acestuia în procesul de evaluare.

Un alt aspect standard care trebuie prezentat în descrierea unui proiect se referă la managementul acestuia. Trebuie precizată structura de conducere, în special pentru proiectele de mai mare anvergură, din care să rezulte cu claritate responsabilităţile tuturor participanţilor în consorţiul angrenat în realizarea proiectul, care sunt sarcinile specifice ale echipei româneşti participante la proiect şi cine răspunde în fiecare etapă de realizarea unei anumite acţiuni.

În cazul când este vorba de un proiect nou şi în special a unui proiect care implică şi participarea industriei, deci un proiect care are şi o componentă de implementare practică, este necesar să se includă şi studiul unui "bussiness case", care arată modul în care rezultatele proiectului vor trece în mod concret în practică, timpul în care cheltuielile vor fi recuperate şi modul în care rezultatele cercetării vor contribui la crearea unei activităţi productive capabile să se autosusţină şi să fie profitabilă.

Pentru propunerile de proiecte în cadrul unui program iniţiat de o organizaţie internaţională care a lansat o serie de alte programe înrudite, cum ar fi cazul ansamblului de programe ale Comisiei Uniunii Europene destinate cercetării şi învăţământului, este indicat să se prezinte eventualele implicări ale partenerilor din consorţiul care prezintă aplicaţia în alte proiecte în curs şi modul în care se corelează activităţile din proiectele complementare.

Bugetul general

Un alt punct important atât pentru cei care prezintă o propunere de proiect, dar cel puţin în egală măsură şi pentru cei care o evaluează, ca şi pentru cei care administrează programele de cooperare internaţională şi trebuie să ia decizia finală de finanţare, este bineînţeles bugetul. Bugetul trebuie să fie realist şi justificat prin acţiuni. Acesta este unul din motivele pentru care este recomandabilă alcătuirea unor sub-bugete referitoare la fiecare acţiune în parte. Bugetul de costuri şi cheltuieli trebuie să includă o analiză a investiţiilor, o analiză a costurilor, a eventualei capitalizări necesare, precum şi o analiză a resurselor financiare. Trebuie avut în vedere că pentru majoritatea programelor internaţionale se pune condiţia ca finanţarea solicitată să fie o parte (de obicei, 50-60 %) din totalul costurilor. Capacitatea de a atrage şi alte finanţări pentru proiectul propus este considerată ca un argument în favoarea credibilităţii consorţiului şi a fezabilităţii proiectului.

La prezentarea investiţiilor, fiecare echipament solicitat trebuie să fie justificat prin rolul său în realizarea anumitor activităţi şi contribuţia la obţinerea anumitor rezultate. Costul echipamentului trebuie să evidenţieze, în mod explicit, alături de costul propriuzis, şi costurile de instalare, de formare a personalului, de exploatare şi de întreţinere. Trebuie descrisă, în paralel, baza materială pre-existentă care va fi utilizată pentru realizarea proiectului.

De regulă, în nici unul din programele internaţionale, nu sunt eligibile investiţiile legate de clădiri şi, în general, de partea de infrastructură -- care se presupune întotdeauna că trebuie să fie acoperite de partea beneficiară a proiectului (română). În cazul în care asemenea investiţii sunt necesare, ele vor trebui să fie susţinute prin proiecte complementare de investiţii, finanţate de instituţiile corespunzătoare din România. Aceste chetuieli trebuie să fie incluse în bugetul propunerii de proiect şi trebuie să fie făcuta clară contribuţia părţii române.

În analiza costurilor, în funcţie de dimensiunile şi tipul proiectului, se vor prevedea costurile pentru personalul de cercetare, personalul auxiliar, iar -- dacă este un proiect de avengură -- pot să existe costuri pentru managementul general, pentru ţinerea evidenţei contabile, pentru ţinerea evidenţei financiare, pentru mangementul operaţional, pentru recrutarea personalului, cât şi pentru anumite servicii externe, incluzând consultanţă juridică şi contabilă, publicitate, formarea cadrelor, administrare, evidenţă etc. De asemenea, în costuri se includ cheltuielile pentru spaţii închiriate, echipamente închiriate sau timp de calculator, elaborare sau adaptare de software specializat, cheltuielile diverse de regie şi de funcţionare curentă -- telefon, poştă, eventual asigurări. Însă trebuie urmărit -- cu toată atenţia -- care din aceste costuri sunt eligibile pentru a fi finanţate în cadrul programului respectiv şi care din aceste costuri cad obligatoriu în sarcina instituţiilor care prezintă sau susţin propunerea.

Costurile trebuie însă specificate în buget chiar dacă nu se solicită integral sprijinul financiar oferit în cadrul programului. Trebuie să existe rubrici distincte de cost total, de solicitări din cadrul programului şi de acoperire din alte surse de finanţare -- care trebuie detaliate, eventual susţinute prin acte relevante.

Secţiunea financiară trebuie să includă şi o analiză a resurselor: existent de personal salarizat de instituţia implicată în proiect, echipamente existente şi alte surse de finanţare.

Alte aspecte

In prezentarea propunerii se pot include diferite alte date, chiar dacă nu sunt solicitate în mod expres în formularistica pentru propunere, cu condiţia ca informaţia furnizată să fie realmente relevantă pentru proiect şi să nu conducă la o încărcare inutilă a materialului.

De exemplu, pentru proiecte de mari dimensiuni, este o practică bună ca -- după expunerea proiectului în sine, după prezentarea chestiunilor obligatorii care se încadrează în condiţiile specificate în formularele puse la dispoziţie de organizatorii programului, să se adauge un mic material neformal, care să clarifice anumite chestiuni, în mod complementar -- de pe o altă poziţie.

Se pot ataşa câteva pagini structurate ca o listă de întrebări şi răspunsuri la chestiunile care ar putea necesita clarificări. Acestea pot lămuri o serie de întrebări probabile, de la chestiunile generale -- referitoare la oportunitatea proiectului, la obiectivele care au fost propuse, până la acţiunile care se consideră că trebuie să aibă loc, modul în care se controlează realizarea activităţilor şi structura organizatorică propusă. Se pot include variante de scenarii de start al sistemului, mai ales dacă este vorba de proiecte care au o componentă tehnologică şi care implică parteneri din industrie.

O asemenea descriere neformală trebuie să clarifice:

• motivaţia pentru proiectul respectiv,

• cerinţele generale şi specifice la care răspunde proiectul propus,

• încadrarea în strategia naţională şi instituţională în domeniul respectiv,

• dificultăţile care sunt previzibile şi care trebuiesc depăşite,

• modalităţile prin care se estimează că vor fi depăşite,

• stuctura organizatorică şi de management,

• fluxul de informaţii în cadrul consorţiului şi modul în care fiecare participant va raporta activitatea pe care o desfăşoară, astfel încât raportul global să oglindească deplin şi fidel activitatea din cadrul proiectului,

• activitatea de pregătire, monitorizare şi evaluare a activităţilor din cadrul proiectului,

• şansele reţelei de cooperare internaţională realizată In urma proiectului de a se menţine şi dezvolta,

• răspunsul la cerinţele şi evoluţiile viitoare,

• premizele şi cifrele operaţionale concrete,

• diseminarea şi fructificarea rezultatelor,

Toate aceste chestiuni care în mod normal îşi găsesc în răspunsul în corpul propriu zis al propunerii de proiect, pot fi reanalizate şi explicitate în acest material auxiliar.

După cum s-a mai arătat, acest material nu îşi propune şi nici nu şi-ar putea propune o tratare exhaustivă a subiectului. Pătrunderea în sistemul cooperării interna-ţionale este o combinaţie de ştiinţă şi artă, în care şansa, inspiraţia şi promptitudinea sunt adesea determinante pentru succes. Sperăm ca unele din recomandările cuprinse în acest material să fie utile cercetătorilor români în eforturile lor de a colabora cu colegii din ţările dezvoltate. Autorul acestor rânduri urează succes tuturor colegilor care se vor angrena în astfel de iniţiative şi le aminteşte că şi perseverenţa este o condiţie de reuşită.

V. şi Modulul 5 Înapoi module tematice Înapoi

---

* Detalii în acest sens se gãsesc în documentatele materiale referitoare la proiectele de cooperare ºtiinþificã ºi tehnicã elaborate de Oficiul Român pentru Integrare Europeanã în Programele de Cercetare-Dezvoltare (Str. D.I. Mendeleev 21-25, camera 307; Persoane de contact: Mircea Sbârnã ºi Bogdan Drãgancea, Telefon: 650.06.03 sau 650.50.95/ int. 170).